업무 지휘 능력이란?
업무 지휘 능력은 방향을 제시하고 업무를 위임하며 목표 달성에 장애가 되는 요소를 제거할 수 있는 능력이다.
자신이 일을 직접 완수하는 것에서 다른 사람들을 통해서 완수되도록 만드는 때가 경력상의 큰 전환점이라 할 수 있습니다. 많은 사람들이 이러한 전환을 어려워합니다. 이는 일에 대한 직접적인 통제력을 포기하는 것을 의미하며 더 큰 리스크를 동반하기도 합니다. 업무를 완수할 수 있도록 직원을 더 믿고 이들이 역량을 갖추도록 해야 합니다. 또한 개인적 성취에서 다른 사람의 능력을 키우고 책임을 부여하는 쪽으로 초점을 전환해야 합니다. 또 다른 주요 경력상 중요한 전환 지점은 특정 직무, 영역 및 분야의 전문가가 되는 것을 멈추고, 대신 전문가를 이끌기 시작할 때 생깁니다. 어떤 주제를 가장 잘 아는 사람이 되기를 포기해야 한다는 점에서 이러한 전환 역시 쉽지 않습니다. 전환에 성공하는 리더는 새로운 스킬을 개발하기 시작하고 오래된 과거의 스킬에 의존하는 것을 중단해야 함을 깨닫습니다. 분명한 기대치를 설정하고, 진행 상황을 추적하며, 다른 직원들이 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 전달하는 방법을 배웁니다. 리더의 초점은 다른 직원들이 스킬을 개발하고 자신감을 얻도록 지원하는 것으로 전환됩니다. 그들을 신뢰하고, 이들에게 책임과 권한을 부여하고, 가이드를 제공하십시오. 리더가 헤쳐가야 할 이러한 일련의 과정은 다른 사람의 성공을 돕는 것은 물론 귀하의 더 큰 성공을 위한 것이기도 합니다.
‘업무 지휘’ 개발을 위한 팁
1. 타인에게 지시하는 것이 불편합니까? 자신에게 지시를 내릴 권한이 있음을 인지하십시오.
직원들에게 업무를 지시할 때 미안한 감정이 듭니까? 직원들에게 업무를 할당하는 것에 대해 걱정합니까? 강압적인 사람이라는 인상을 주고 싶지 않습니까? 리더가 되려면 권한을 행사하고 지시를 내릴 수 있어야 합니다. 이것을 효과적으로 할 수 있다면 구성원들의 존경을 받을 수 있을 것입니다. 적절한 권위를 행사하며 지시하고 과제를 부여하도록 자기 자신에게 허용하십시오. 업무를 지시하지 않으면 팀 구성원들이 귀하의 원하는 바를 추측하게 되므로 팀의 업무가 제대로 수행되기 어렵습니다. 리더로서 자신이 가져올 긍정적인 결과를 상기하십시오. 자신은 팀 구성원들의 역량을 개발하고, 이들에게 권한을 위임하며, 올바른 방향으로 나아가 성공을 거둘 수 있도록 돕고 있는 것입니다. 여전히 염려가 됩니까? 지시하는 역할이 맞지 않는 사람도 있을 수 있습니다. 이 역할이 자신에게 맞는지 여부를 생각해 보십시오. 어쩌면 자신은 개인 공헌자로서의 역할이 더 적합할지도 모릅니다.
2. 혼자 일을 하는 것을 선호합니까? 다른 사람들을 신뢰하십시오.
대부분의 사람들은 자신의 방식대로 업무를 수행하는 것을 선호합니다. 중요한 일인 경우에는 더 그렇습니다. 자신의 전문성을 믿습니다. 즉 맡은 업무를 잘 수행하기 때문에 현재의 위치에 있다고 생각하지 않습니까? 아마 다른 사람들에게 업무를 맡긴다고 생각하는 것만으로도 두려울 지도 모릅니다. 그들이 일을 제대로 해내지 못한다면? 성과가 기대에 미치지 못한다면? 다른 사람들을 믿을 수 없다는 생각 때문에 자신은 더 일에 집착하게 되고 이로 인해 사람들은 점점 더 의존하게 됩니다. 이들의 주도성과 동기는 낮아지고 추가적인 노력을 기울이지 않게 될 것입니다. 그러면 이들의 성과에 계속해서 만족하지 못해 결국 자신이 직접 나서야 한다고 확신하면서 이러한 사이클을 반복하게 됩니다. 결국 자신의 일을 할 시간이 부족하고 다른 사람들은 역량을 개발할 기회가 줄어들게 되면서 상황은 점차 악화됩니다. 다른 사람들을 믿는 데 방해가 되는 생각을 떨쳐버리십시오. 다른 사람들이 중요한 작업을 수행하기에 자질이 부족하거나 의욕이 떨어진다고 생각합니까? 그렇다면 이들에게 직접 물어보고 판단하십시오. 가정하지 마십시오. 이들 역시 맡은 업무를 잘 수행하기 때문에 현재의 위치에 있다는 점을 기억하십시오.
3. 너무 많은 업무를 맡고 있습니까? 위임하십시오.
역할이 커지면 성공의 요건도 변합니다. 혼자 모든 것을 다 할 수는 없습니다. 위임해야 합니다. 성공적인 위임은 모든 면에서 이롭습니다. 그러면 시간을 확보하여 더 크고, 더 중요한 이슈에 집중할 수 있으며 업무를 위임받은 사람은 성장할 수 있습니다. 무엇을 위임해야 할지 모르겠습니까? 가장 간단하고 효과적으로 결정하는 방법은 당사자에게 다음과 같이 묻는 것입니다. “제 업무 중에서 도와줄 수 있는 업무가 있나요? 제 업무 중에서 제가 많이 도와 주지 않아도 해낼 수 있는 업무가 있나요? 제 업무 중에서 당신이 할 수 있는 업무가 있나요?” 아마 이들의 선택에 모두 동의할 수는 없겠지만 매번 하나 또는 두세 개를 선택하여 위임해 보십시오. 일상적인 업무와 중요한 업무를 골고루 위임하십시오. 일부가 아니라 업무 전체를 위임하십시오. 사람들은 전체를 책임질 때 더 많은 동기를 부여받는 경향이 있습니다. 전후 상황을 폭넓게 설명하십시오. 이들에게 해당 업무를 처리해야 하는 이유, 전체 계획에서 업무가 차지하는 비중, 조직의 목적 및 목표를 달성하는 데 있어 업무가 갖는 중요성에 대해 알려주십시오. 사람들에게 업무를 수행하는 데 필요한 적절한 수준의 권한을 부여하십시오. 권한을 부여하지 않으면 이들은 아무것도 할 수 없습니다. 반대로 권한을 너무 많이 주면 잘못된 의사결정의 리스크를 안게 됩니다. 다른 사람들이 잘 하거나 자신보다 잘 할 수 있는 업무를 위임하십시오. 전술적 업무를 위임하고 전략적 업무는 직접 수행하십시오. 단기 업무를 위임하고 장기 업무는 직접 수행하십시오. 다른 사람들에게 위임하면 혼자 업무를 수행할 때보다 더 많은 업무를 수행할 수 있습니다.